在庫が少なくなったら色で知らせる|条件付き書式の設定

公開日: 2026-11-11

在庫の表を作っても、数字を毎回見て「少ないな」と気づくのは大変です。在庫が決めた数より少なくなったら、その行に自動で色が付くようにしておくと、表を開いたときにすぐ分かります。

この記事では、表計算ソフトの「条件付き書式」で、在庫が少ない行を黄色、0部未満(数えまちがい)の行を赤にする設定を、例の表で説明します。Excel・Google スプレッドシート・LibreOffice のどれでも、同じ式で設定できます。

例の表

作品ごとに、刷った部数・頒布した部数・在庫を並べた表です。在庫(D列)は =IF(A2="","",B2-C2) で計算しています。

	A 作品名	B 刷った部数	C 頒布した部数	D 在庫
2	新刊	50	36	14
3	既刊	30	27	3
4	ポストカード	20	22	−2
5	アクリルキーホルダー	30	25	5

頒布した部数の数え方は、頒布数と在庫を SUMIFS で集計する記事で説明しています。

色を付ける条件を決める

最初に、何部から色を付けるかを決めます。目安は「次のイベントや通販の1回分で、売り切れるかもしれない数」です。この例では 5部以下 を黄色にします。

もう1つ、0部未満 を赤にします。刷った数より多く頒布したことになっている、つまり記録のどこかで数えまちがいがある印です。黄色と分けておくと、「少ない」と「おかしい」を見分けられます。

在庫	色	意味
6部以上	なし
0〜5部	黄	そろそろ刷り増しか、売り切りかを決める
0部未満	赤	記録をまちがえている。頒布の記録を見直す

行全体に色を付ける式

在庫のセルだけでなく、作品名まで含めた行全体に色を付けると、どの作品かがすぐ分かります。そのためには、「セルの値」ではなく「数式」で条件を書きます。色を付ける範囲を A2:D201 のように表全体にして、次の2つのルールを作ります。

黄色(0〜5部):

=AND($A2<>"",$D2>=0,$D2<=5)

赤(0部未満):

=AND($A2<>"",$D2<0)

式のポイントは3つです。

$D2 の $: 列だけを固定しています。A列のセルを塗るときも、B列のセルを塗るときも、同じ行の D列(在庫)を見るようにするためです。行の前には $ を付けません。付けると、すべての行が2行目の在庫で決まってしまいます
$A2<>"": 作品名が入っている行だけに色を付けます。まだ何も書いていない行は、在庫が空欄のため、ソフトによっては0とみなされて黄色になってしまいます。それを防ぐための条件です
黄色を $D2>=0 から始める: 黄色と赤の条件が重ならないようにしています。重なると、どちらの色が勝つかがルールの順番で決まり、ソフトによって順番の扱いが違います。重ならない条件にしておけば、順番を気にせずに済みます

LibreOffice で設定すると、次のようになりました。在庫3部と5部の行が黄色、−2部の行が赤で、在庫14部の行と、まだ書いていない6・7行目には色が付いていません。

ソフトごとの設定の手順

どのソフトでも、流れは「範囲を選ぶ → 条件付き書式を開く → 数式で条件を書く → 色を選ぶ」です。黄色と赤で2回くり返します。

Excel

A2:D201 を選ぶ
「ホーム」タブの「条件付き書式」から「新しいルール」を選ぶ
「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選び、上の黄色の式を入れる
「書式」から「塗りつぶし」で黄色を選んで、OK を押す
もう一度 A2:D201 を選び、2〜4 を赤の式と赤い色でくり返す

Google スプレッドシート

A2:D201 を選ぶ
「表示形式」メニューから「条件付き書式」を選ぶ。右に設定の欄が出る
「セルの書式設定の条件」で「カスタム数式」を選び、黄色の式を入れる
「書式設定のスタイル」で塗りつぶしの色を黄色にして、「完了」を押す
「条件を追加」から、赤の式と赤い色でもう1つ作る

LibreOffice Calc

A2:D201 を選ぶ
「書式」メニューの「条件」から「条件...」を選ぶ
条件1 の種類を「数式が」にして、黄色の式を = を付けずに入れる(AND($A2<>"",$D2>=0,$D2<=5)。式の区切りが ; の設定なら AND($A2<>"";$D2>=0;$D2<=5))
「スタイルの適用」で「新しいスタイル...」を選び、「背景」で黄色にする
「追加」を押して条件2 を作り、赤の式と赤い背景のスタイルで同じように設定する

メニューの名前は、ソフトの版によって少し違うことがあります。見つからないときは、ソフトのヘルプで「条件付き書式」を検索してください。

色が付かない・全部に付くとき

全部の行に色が付く・どこにも付かない: 式の $ の位置を確かめます。$D$2 のように行にも $ があると、すべての行が2行目と同じになります。また、選んだ範囲の1行目(ここでは2行目)に合わせて式を書きます。範囲を A1 から選んだのに式が $D2 だと、1行ずれます
空の行が黄色になる: $A2<>"" の条件が入っているかを確かめます
赤のはずが黄色になる: 黄色の式に $D2>=0 が入っているかを確かめます
在庫が文字になっている: 配置を変えていないのに在庫のセルが左寄せなら、数字ではなく文字として入っているかもしれません。空いたセルに =ISNUMBER(D2) と入れて FALSE なら文字です。数字として入れ直します

赤くなったら、頒布の記録を見直す

0部未満は、刷った部数の入れまちがいか、頒布の記録の二重登録か、作品名の打ちまちがい(別の作品の分が入っている)のどれかであることが多いです。作品ごとの頒布数を足し直して、頒布の記録と合うかを確かめます。

作った表を、そのまま使いたい方へ

イベントと通販の頒布の記録から、作品ごとの頒布数・在庫・売上を自動で出すテンプレートを配布しています。在庫が5部以下になると、在庫のセルが赤くなる設定も入っています(この記事の黄色・赤の2段階にしたいときは、条件付き書式のルールの一覧で、もとの「5部以下で赤」のルールを削除してから、上の手順で2つのルールを作ります。もとのルールを残したままだと、条件が重なって黄色にならないことがあります)。表を一から作る時間を省きたい方は、同人イベント頒布管理シートもご覧ください。

カテゴリ: 在庫・材料・委託