頒布数と在庫をスプレッドシートで管理する|SUMIFS で作品ごとに自動集計
公開日: 2026-11-11
「新刊、あと何部残ってたっけ?」を、段ボールを開けずに答えられるようにする方法です。
やることは2つだけです。頒布するたびに1行ずつ記録を書く表と、その記録を作品ごとに自動で足し上げる表を作ります。足し上げには SUMIFS(サムイフス)という関数を使います。Excel でも Google スプレッドシートでも、同じ式で動きます。
表は2枚に分ける
- 頒布記録: イベントや通販で頒布するたびに、1行ずつ書き足していく表
- 作品: 作品ごとに、刷った部数・頒布した部数・在庫を出す表
1枚の表で「新刊の頒布数」のセルを毎回書き換えるやり方だと、どのイベントで何部出たのかが後から分からなくなります。記録は書き足すだけにして、集計は式に任せるのが、まちがえにくいやり方です。
頒布記録の表
シート名を「頒布記録」にして、次のように書きます。単価は、その行で受け取った1部の値段です。献本や無料配布は、空欄にせず、必ず数字の 0 を入れます(空欄のままだと、入れ忘れと区別できなくなります)。
| A イベント | B 作品 | C 部数 | D 単価 | E 売上 | F メモ | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 | 冬イベント | 新刊 | 28 | 500 | 14,000 | |
| 3 | 冬イベント | 新刊 | 2 | 0 | 0 | 献本 |
| 4 | 冬イベント | 既刊 | 12 | 1,000 | 12,000 | |
| 5 | 通販 | 新刊 | 6 | 500 | 3,000 | BOOTH |
| 6 | 春イベント | 既刊 | 5 | 1,000 | 5,000 |
売上の列(E2)には =C2*D2 と入れて、下にコピーします。記録を書き足すときは、新しい行の E列にも、この式をコピーするのを忘れないでください(集計の式は列全体を見ていますが、売上の式は自動では入りません)。あらかじめ100行ほど下まで式をコピーしておくと楽です。
通販も、イベントと同じように1行で書きます。「イベント」の列に「通販」と書いておけば、あとでイベントと通販を分けて数えられます。
同じ記録を、配布しているテンプレートに入れると次のようになります。テンプレートでは、単価は「作品」シートの頒布価格から自動で入り、献本のように値段がちがう行だけ D列に上書きする形にしているので、列が1つ多くなっています(売上は F列)。
作品の表
シート名を「作品」にして、作品の名前と刷った部数だけを手で入れます。残りの列は式です。
| A 作品 | B 刷った部数 | C 頒布した部数 | D うち無料 | E 在庫 | F 売上 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 | 新刊 | 50 | 36 | 2 | 14 | 17,000 |
| 3 | 既刊 | 30 | 17 | 0 | 13 | 17,000 |
頒布した部数(C2)
=SUMIFS(頒布記録!C:C,頒布記録!B:B,A2)
「頒布記録の B列が A2(新刊)と同じ行の、C列(部数)を足す」という意味です。新刊の行は 28・2・6 なので、答えは 36 です。
SUMIFS は =SUMIFS(足す範囲,条件を調べる範囲,条件) の順に書きます。足す範囲が先頭に来るのがポイントです(よく似た SUMIF は、足す範囲が最後です)。
範囲を C:C のように列全体にしているのは、頒布記録に行を書き足しても、式を直さずに済むようにするためです。
うち無料(D2)
=SUMIFS(頒布記録!C:C,頒布記録!B:B,A2,頒布記録!D:D,0)
条件をもう1組足して、「作品が新刊」かつ「単価が 0」の行だけを足します。答えは献本の 2 です。条件は何組でも並べられ、すべてに当てはまる行だけが足されます。
在庫(E2)
=B2-C2
刷った部数から頒布した部数を引きます。新刊は 50 − 36 = 14部、既刊は 30 − 17 = 13部 です。
この例では、頒布のほかに在庫が減ることはないものとしています。汚れて処分した本や、自分の保存用に取っておく本があるときは、頒布記録に「イベント」を「処分」「保存用」として、単価 0 で1行書いておくと、在庫の数が実物と合います(このとき「うち無料」にも数えられるので、無料配布だけを数えたいときは、イベントの条件を足して分けます)。
売上(F2)
=SUMIFS(頒布記録!E:E,頒布記録!B:B,A2)
足す範囲を売上の列(E列)に変えるだけです。新刊は 14,000 + 0 + 3,000 = 17,000円 です。
C2〜F2 の式を3行目にコピーすれば、既刊の行も自動で埋まります。作品が増えたら、行を足して式をコピーします。
テンプレートの「作品」シートで計算すると、次のとおり同じ答え(新刊は頒布 36部・うち無料 2部・在庫 14部・売上 17,000円)になります。テンプレートには、価格・1部の原価と、刷った分の原価・利益の列もあります(この画面の原価は、例として新刊 250円・既刊 450円にしています)。
イベントごと・作品ごとの表も作れる
「どのイベントで何部出たか」を一覧にしたいときは、縦に作品、横にイベントを並べた表を作ります。
| A | B 冬イベント | C 通販 | D 春イベント | |
|---|---|---|---|---|
| 2 | 新刊 | 30 | 6 | 0 |
| 3 | 既刊 | 12 | 0 | 5 |
B2 に次の式を入れて、右と下にコピーします。
=SUMIFS(頒布記録!$C:$C,頒布記録!$B:$B,$A2,頒布記録!$A:$A,B$1)
$A2 は「列は A に固定、行はコピーに合わせて動く」、B$1 は「行は 1 に固定、列は動く」という意味です。こうしておくと、どのセルにコピーしても「その行の作品」と「その列のイベント」で集計されます。
数が合わないときに見るところ
作品名に空白が入っている
記録の作品名が「新刊 」(後ろに空白)になっていると、SUMIFS は「新刊」とは別の作品として扱い、数えません。エラーは出ないので、気づきにくいまちがいです。
確かめるには、頒布記録の部数をすべて足した数と、作品の表の「頒布した部数」の合計を比べます。
=SUM(頒布記録!C:C)
この表の例なら、どちらも 53 になるはずです。頒布記録のほうが多ければ、どこかの行の作品名が、作品の表の名前と一致していません。
入力のまちがいを防ぐには、頒布記録の B列に「データの入力規則」(Google スプレッドシートでは「プルダウン」)を設定し、作品の表の名前から選ぶようにするのが確実です。
範囲の行がずれている
頒布記録!C2:C50 と 頒布記録!B2:B49 のように、足す範囲と条件の範囲の行数がちがうと、Excel ではエラー(#VALUE!)になります。列全体(C:C)で書いておけば、このまちがいは起きません。
作った表を、そのまま使いたい方へ
この記事の形(頒布記録・作品・イベント)に、イベント収支のまとめと、在庫が少なくなったら色で知らせる設定を加えたテンプレートを配布しています。表を一から作る時間を省きたい方は、同人イベント頒布管理シートもご覧ください。
イベント1回分の収支の出し方は、同人イベントの収支を出す方法で説明しています。
カテゴリ: 同人・BOOTH の頒布と収支