ハンドメイド作品の在庫を、販売記録から自動で減らす|作品名の打ちまちがいで減らないときの対策
公開日: 2026-11-11
ハンドメイドの作品を minne や Creema、イベントなどで売っていると、「いま、あと何個あるか」を数え直すのが手間になります。売れるたびに在庫の数を手で書き換えると、書き忘れや二重に引いてしまうことも起きます。
この記事では、作品の表に「作った数」だけを書き、売れた数は販売の記録から式で集めて、在庫を自動で出す方法を、例の数字で説明します。あわせて、作品名の打ちまちがいで在庫が減らないときの見つけ方と防ぎ方も説明します。
在庫 = 作った数 − 売れた数
作品の表に、作品名と作った数を書きます。売れた数と在庫は式で出します。
行2の式は次のとおりです(販売の記録は「販売記録」のシートで、C列が作品名、D列が数量です)。
F2(売れた数): =IF($A2="","",SUMIFS(販売記録!$D:$D,販売記録!$C:$C,$A2))
G2(在庫): =IF($A2="","",N(E2)-F2)
- 売れた数は、販売の記録のうち作品名が A2 と同じ行の数量を、
SUMIFSで足したものです。どの販売先で売れた分も、まとめて数えます - 在庫は、作った数 − 売れた数 です。
N(E2)は、作った数が空のときに 0 として計算するためのものです - 作品を追加で作ったら、作った数を書き足します(10個作って、あとで5個作ったら 15 にします)
販売の記録に1行足すだけで在庫が減るので、在庫の数を手で書き換える必要がなくなります。
LibreOffice で、式の区切りが , ではなく ; の設定になっている場合は、, を ; に置き換えて入力します。
作品名を打ちまちがえると、在庫が減らない
この方法の弱いところは、販売の記録の作品名が、作品の表の名前と1文字でも違うと、その行が数えられないことです。
例では、10月5日の行の作品名を「ぴあす」とひらがなで書いてしまいました。作品の表には「ぴあす」という作品が無いので、この1個はどの作品の売れた数にも入らず、ピアスの在庫は 13 ではなく 14 のままです。後ろに空白が入った「ピアス 」や、全角と半角の違いでも同じことが起きます。
数え漏れを見つける2つの式
1. 合計を比べる。 販売の記録の数量の合計と、作品の表の売れた数の合計は、本来同じになります。
=SUM(販売記録!$D:$D)-SUM(作品!$F:$F)
例では 17 − 16 で 1 になりました。0 でなければ、どこかに数えられていない行があります。ただし 0 でも、漏れが無いとは言い切れません。作品の表に同じ作品名が2行あると、その作品の売れた数が2回数えられ、漏れの分と打ち消し合うことがあります。作品名の重なりの見つけ方は入力のまちがいを色で知らせる記事で説明しています。
2. 名前が無い行を探す。 販売の記録の空いている列に、次の式を入れて下までコピーします。
=IF(C2="","",COUNTIF(作品!$A:$A,C2)=0)
作品の表に同じ名前が無い行だけ TRUE になります。例では9行目(「ぴあす」の行)だけが TRUE でした。見つかった行の作品名を、作品の表の名前に直せば、在庫が正しく減ります。
プルダウンで選ばせて、打ちまちがいを防ぐ
いちばん確実なのは、作品名を手で打たずに、作品の表の名前から選ぶようにすることです。表計算ソフトの「入力規則」(データの入力規則)で、販売の記録の作品名の列に、作品の表の作品名の範囲をリストとして設定します。
- 設定する範囲: 販売記録の C2 から下(例: C2:C2001)
- リストの元: 作品の表の作品名(例:
=作品!$A$2:$A$201)
こうすると、セルにプルダウンが出て、作品の表にある名前だけを選べます。メニューの名前はソフトによって違います(LibreOffice では「妥当性」や「検証」と表示されることがあります)。
ただし、入力規則は、ほかのセルからの貼り付けでは防げないことがあります。プルダウンを設定したあとも、上の2つの式で、ときどき確かめておくと安心です。
在庫が少なくなったら色で知らせる
在庫が出せたら、少なくなった作品に色をつけておくと、作り足すタイミングに気づけます。条件付き書式の設定のしかたは、在庫が少なくなったら色で知らせる記事で説明しています(同人誌の例ですが、同じ設定で使えます)。
売れる時期の前に、作品ごとにあといくつ作っておくかは、直近の売れ方といまの在庫から出せます(作り置きの数を決める記事)。
販売先ごとの売上と手数料の集計は、ハンドメイドの売上を販売先ごとに集計する記事で説明しています。
作った表を、そのまま使いたい方へ
この記事の画面は、作品ごとの在庫に加えて、販売先別・月別の売上と手数料の集計までを1つにまとめたテンプレートで作りました。作品名と販売先はプルダウンで選べるように設定してあります。表を一から作る時間を省きたい方は、ハンドメイド売上・在庫管理シートもご覧ください。
カテゴリ: 在庫・材料・委託